Es ist kein Wunder, dass so viele Firmen ihr Geschäft so schnell wie möglich automatisieren wollen, denn mit einer erfolgreichen Strategie wird die Arbeit mit Mitarbeitern und Kunden umso organisierter, die Effektivität des Arbeitsprozesses erhöht und der Gewinn erhöht. Womit fängt der Prozess an?
Schritt 1. Geschäftsprozesse
Vor allen Dingen sollte man erkennen, mit was das Automatisierungssystem arbeiten wird. Fürs erste sollten folgende Fragen beantwortet werden: Was für Funktionen bringen die Firmen Mitarbeiter mit sich? Wodurch entstehen die häufigsten Probleme in diesem Betrieb?
In erster Hinsicht sollten Problembereiche automatisiert werden, die den ganzen Organisationsprozess hinauszögern. Für jeden Prozess sollte man einen verantwortlichen Mitarbeiter und Gutachter festlegen. Das Problem kann schnell gelöst werden, wenn man genau weiß, wer in jeder Phase für seinen Aufgabenbereich verantwortlich ist.
Schritt 2. Daten
Mit welchen Daten arbeitet die Firma? Nach welchen Merkmalen werden sie zugeordnet?
Es ist notwendig, die rechtzeitige Aufnahme der Datenbank zu überwachen. Informationen, die nicht rechtzeitig übermittelt werden, könnten erforderlich sein, falls keine anderen Quellen verfügbar sind.
Schritt 3. Zugang
Nicht alle Daten sind für den offenen Zugang gedacht und das nicht nur was mit der Sicherheit zu tun. Auch wenn das Vertrauen zu Firmenmitarbeitern grenzenlos ist, sollten Sie sich trotzdem bemühen sie von überflüssiger Information zu bewahren.
Schritt 4. Muster
Jede Firma hat Grundformulare, die stets von Mitarbeitern ausgefüllt werden. Zum Beispiel Konten, bei denen der Manager die Daten über das Fahrzeug und dessen Preis manuell eingibt. In Wirklichkeit wird der größte Teil dieser Dokumentation anhand gleicher Muster erstellt. Die Automatisierung des Prozesses hilft Ihnen viel Zeit zu sparen.
Schritt 5. Newsletter
Jetzt müssen Sie darüber nachdenken, wie das Unternehmen die Kundenbeziehungen aufrecht erhält. Werden besondere Angebote und Veranstaltungen organisiert? Werden die Kunden an Feiertagen gratuliert? Wenn ja, dann ist eine Weiterleitungsfunktion per Email oder SMS erforderlich. Bei Massenmails sollte man an Spam-Post denken. Damit die Mails nicht im Spamordner landen, sollte man beachten, dass der Kunde immer die möglichkeit hat die Mails nach eigenem Wunsch abzubestellen. Dabei sollte die Option offensichtlich sein – zum Beispiel in Form eines bestimmten Links im Brief.
Schritt 6. Erinnerungen
Der Hauptzweck von Erinnerungen ist es, schnell auf laufende Prozesse zu reagieren. Zum Beispiel kann der Verkäufer nach Erhalt des Leads den Kunden kontaktieren, bezüglich auf ein Fahrzeug oder eine Dienstleistung.
Schritt 7. Berichte
Die zu jederzeit verfügbaren Informationen über die geleistete Arbeit von Mitarbeitern, hilft dem Management den aktuellen Stand der Dinge schnell zu analysieren.
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