The first steps to automate your business. What does it start with?

The first steps to automate your business. What does it start with?

So many companies want to automate their business as quickly as possible, and it’s no surprising, because a successful strategy makes working with employees and customers all the more organized, increases the effectiveness of the work process, and increases profits. What does the process begin with?

Step 1. Business processes

First of all, you need to understand what the automation system will work with. Firstly you need to answer the following questions: What actions do employees of the company? What causes problems in these actions?
First of all, you need to automate problem areas that delay the work of the entire organization. For each process, it is necessary to determine the employees responsible for it and the supervisor. The problem can be solved faster if you know exactly who is responsible for the case at each stage.

Step 2. Data

What data does the company work with?

By what parameters can they be distributed?
It is very important to monitor the timely filling of the database – information not submitted on time may be necessary when other sources are not available.

Schritt 3. Zugang

Nicht alle Daten sind für den offenen Zugang gedacht und das nicht nur was mit der Sicherheit zu tun. Auch wenn das Vertrauen zu Firmenmitarbeitern grenzenlos ist, sollten Sie sich trotzdem bemühen sie von überflüssiger Information zu bewahren.

Schritt 4. Muster

Jede Firma hat Grundformulare, die stets von Mitarbeitern ausgefüllt werden. Zum Beispiel Konten, bei denen der Manager die Daten über das Fahrzeug und dessen Preis manuell eingibt. In Wirklichkeit wird der größte Teil dieser Dokumentation anhand gleicher Muster erstellt. Die Automatisierung des Prozesses hilft Ihnen viel Zeit zu sparen.

Schritt 5. Newsletter

Jetzt müssen Sie darüber nachdenken, wie das Unternehmen die Kundenbeziehungen aufrecht erhält. Werden besondere Angebote und Veranstaltungen organisiert? Werden die Kunden an Feiertagen gratuliert? Wenn ja, dann ist eine Weiterleitungsfunktion per Email oder SMS erforderlich. Bei Massenmails sollte man an Spam-Post denken. Damit die Mails nicht im Spamordner landen, sollte man beachten, dass der Kunde immer die möglichkeit hat die Mails nach eigenem Wunsch abzubestellen. Dabei sollte die Option offensichtlich sein – zum Beispiel in Form eines bestimmten Links im Brief.

Schritt 6. Erinnerungen

Der Hauptzweck von Erinnerungen ist es, schnell auf laufende Prozesse zu reagieren. Zum Beispiel kann der Verkäufer nach Erhalt des Leads den Kunden kontaktieren, bezüglich auf ein Fahrzeug oder eine Dienstleistung.

Schritt 7. Berichte

Die zu jederzeit verfügbaren Informationen über die geleistete Arbeit von Mitarbeitern, hilft dem Management den aktuellen Stand der Dinge schnell zu analysieren.

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